电子邮件相比电话来说，信息易保存，表达少歧义，尤其是一些法律性规范文件，通过邮件来往更具权威性和约束效力；相较于传真等工具，电子邮件成本较低，传输更快；尽管微信、QQ、MSN等即时通讯工具风生水起，但电子邮件仍有其不可替代的优势：传输信息量大，精准抵达对方私密专属邮箱，方便对方阅读和反馈等。U-Mail邮件系统最近接洽的一位客户——山东万声通讯便是痛感电子邮件的重要作用，而下决心来自建邮件服务器的。
公司是一家专注于呼叫中心外包应用和管理运营领域的服务提供商，之前一直用一款比较低端的邮件系统产品，导致邮件收发不稳定，数据管理很不方便，严重影响办公效率，随着大数据时代来临和突发事件增多，邮件系统应当与时更新且由服务商提供强力售后保障，遗憾的是，公司每次都遭遇对方以种种理由要求付费。因此，当公司听到U-Mail邮件系统“一年免费维护，终身免费升级，24小时排疑解难，定期巡检”的服务承诺后，马上拍板定了，在安装完后，更是切实体验到U-Mail邮件系统在办公方面的高效提升作用：
一、改善管理水准使组织架构清晰条理分明：
1.按照公司地域、部门建立树形组织架构图，每位员工开放注册，生成专属邮箱。将“部门管理员”职权赋予部门老大的助理，由其协助管理。每当召集会议、安排任务、发布通知、传送材料、汇报工作以及就公司产品进行内部调查或者要求员工提供各类个人资料表单时，通过企业邮箱进行，既安全方便，又稳定必达。
2.根据部门重要性，将董事局、总经理室等机构排在最前列，且邮件优先发送，这样公司的组织就显得层次分明。
3.对每位员工个体来说，他可以建立起“同事通讯录”、“个人通讯录”、“客户通讯录”等联系人组，然后发邮件给整个联系组，实现群发功能，如下图：

发送到文件可大可小，文档、图片、音频、视频等不拘，文件量大时可通过网络硬盘发送链接给对方，如下图：

同时当某项业务涉及到不同部门之间时，可以通过“通讯录共享”功能让跨部门资源共享、通力合作成为可能，如下图：

4.每逢节假日或公司重大纪念日，公司通过“系统公告”发送祝福、广告活动，有时讲一些励志小故事、“心灵鸡汤”、董事长语录之类，既教育了员工，又凝聚了人心，成为“企业文化”重要组成部分，类例如下图：

二、提升服务质量使反应更快捷，对外擦亮企业形象：
1.对于业务、客服等直接与客户打交道的部门，建立审核和监控制度，由部门负责人担任“主审”，审核后方可外发。
2.在外发邮件时，同一部门所有员工的帐号通过“邮件头翻译”转换为统一帐号，处处彰显公司形象，此举对一些新成立的部门或员工流动频繁的岗位非常有效。
3.善用U-Mail邮件系统的“域签名”功能，将其作为展示公司文化、产品宣传、服务理念的窗口。
三、整合对接各种办公平台，促进信息一体化建设：
1.公司将邮件与手机短消息、邮件和传真、邮件与语音等紧密集成，融为一体，将U-Mail邮件系统建设成为UMS统一消息平台。
2.公司将U-Mail邮件系统与OA办公系统、考试晋升系统、财务的薪酬发放系统等无缝对接，使数据资源共享，真正实现了“信息流一体化”。
3.每位员工均能通过手机、平板电脑等移动端，用多种软件接收邮件，实现了随时随地办公处理紧急公务的目标。
仅仅安装了一款高质量邮件服务器，就带来如此多的变化！